POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD DE SHAKANNA INTERNACIONAL SAS
1. Objeto.
La presente Política tiene como propósito fundamental establecer las directrices y los procedimientos que SHAKANNA INTERNACIONAL SAS (en adelante, "la Fundación") seguirá para el tratamiento de datos personales. Con esto, buscamos garantizar el respeto irrestricto de los derechos fundamentales de los titulares de la información, en plena conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012 y sus normativas complementarias.
2. Ámbito de Aplicación.
Esta Política se aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean gestionados por la Fundación. Esto incluye situaciones en las que actuamos como Responsable del Tratamiento o como Encargado del Tratamiento. La aplicación abarca, sin limitarse a ellos, los datos de nuestros beneficiarios (niños, niñas, adolescentes y adultos), donantes y patrocinadores, voluntarios, empleados y contratistas, proveedores y aliados, así como los visitantes de nuestra página web o redes sociales.
3. Definiciones Clave.
Para una mejor comprensión de esta Política, es importante tener claras algunas definiciones. Autorización se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que sus datos personales sean tratados. Una Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento. Un Dato Personal es cualquier información que pueda vincularse o asociarse a una persona natural identificada o identificable, como su nombre, número de identificación o correo electrónico. Por su parte, un Dato Sensible es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso inadecuado podría generar discriminación, como el origen étnico, las convicciones religiosas o datos de salud. El Encargado del Tratamiento es quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable, mientras que el Responsable del Tratamiento (en este caso, SHAKANNA INTERNACIONAL SAS) es quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Finalmente, el Titular es la persona natural a quien pertenecen los datos personales, y el Tratamiento abarca cualquier operación realizada con esos datos, como la recolección, almacenamiento, uso o supresión.
4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales.
En el tratamiento de datos personales, la Fundación se rige por una serie de principios fundamentales. El Principio de legalidad asegura que el tratamiento se sujeta estrictamente a la ley. El Principio de finalidad garantiza que el tratamiento obedece a un propósito legítimo y claramente informado al Titular. El Principio de libertad establece que el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo excepciones legales. La veracidad o calidad asegura que la información sea completa, exacta y actualizada. El Principio de transparenciagarantiza al Titular el derecho a conocer qué datos le conciernen. El acceso y circulación restringida limita el tratamiento a lo permitido por la naturaleza de los datos y la ley. La seguridad implica que la información debe manejarse con las medidas técnicas y administrativas necesarias para protegerla. Finalmente, el Principio de confidencialidad obliga a todas las personas que intervienen en el tratamiento a mantener la reserva de la información.
5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales..
SHAKANNA INTERNACIONAL SAS recolecta, almacena, utiliza, circula y/o suprime datos personales con diversas finalidades. Para nuestros Beneficiarios, esto incluye gestionar sus programas, realizar seguimiento de nuestro impacto, fines estadísticos, de investigación y la promoción de nuestra labor a través de diversos medios (incluyendo voz e imagen con autorización específica para menores). Para Donantes y Patrocinadores, los datos se usan para gestionar donaciones, enviarles información sobre el impacto de su apoyo y cumplir con fines contables y fiscales. En el caso de Voluntarios, Empleados y Contratistas, los datos son esenciales para gestionar procesos de selección y contratación, cumplir obligaciones laborales y contractuales, realizar pagos y garantizar la seguridad interna. Para Proveedores y Aliados, gestionamos la relación comercial y cumplimos con obligaciones financieras. Adicionalmente, la Fundación utiliza datos para fines generales como la comunicación de nuestras actividades, responder consultas y reclamos, cumplir con obligaciones legales y regulatorias, realizar análisis internos y garantizar la seguridad de nuestras instalaciones.
6. Autorización del Titular.
Para llevar a cabo cualquier tratamiento de datos personales, la Fundación obtendrá siempre la autorización previa, expresa e informada del Titular. Esta autorización puede ser recogida por cualquier medio que permita su posterior consulta, ya sea físico, electrónico u oral. Es fundamental tener en cuenta que, para el tratamiento de datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes, se aplicarán requisitos especiales. En el caso de datos sensibles, la autorización será explícita y se informará al Titular que no está obligado a suministrarlos. Para los menores de edad, el tratamiento de sus datos personales solo está permitido cuando sean de naturaleza pública, cumplan con su interés superior y respeten sus derechos fundamentales, siendo la autorización otorgada por su representante legal.
7. Derechos de los Titulares.
Como titular de los datos personales, usted posee derechos importantes que la Fundación garantiza. Tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar su información personal. Puede solicitar prueba de la autorización que ha otorgado a la Fundación para el tratamiento de sus datos. Asimismo, puede ser informado, previa solicitud, sobre el uso que la Fundación le ha dado a sus datos. Tiene la facultad de presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de infracciones a la ley. Si considera que no se están respetando los principios o sus derechos, puede revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos. Finalmente, tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de la Fundación.
8. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos.
Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados, el Titular o su representante legal debe enviar una solicitud escrita a la Fundación. Puede hacerlo a través de nuestra dirección de correo electrónico (incluir correo electrónico), nuestra dirección física (Dirección), o contactándonos al teléfono (teléfono). Es importante que la solicitud contenga su identificación completa (nombre, tipo y número de documento), una descripción clara de lo que solicita, sus datos de contacto para la respuesta, y cualquier documento que respalde su petición, si aplica. La Fundación se compromete a responder a su solicitud dentro de los plazos establecidos por la ley colombiana.
9. Seguridad de la Información.
SHAKANNA INTERNACIONAL SAS está comprometida con la protección de la información personal que administra. Por ello, adoptamos todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros. Nuestro objetivo es prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos, asegurando así la integridad y confidencialidad de la información.
10. Vigencia y Modificaciones.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad entra en vigor a partir del 1 de enero de 2025. SHAKANNA INTERNACIONAL SAS se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, siempre informando de manera oportuna a los Titulares sobre los cambios sustanciales que puedan afectarlos.